Responsable accueil et logistique

MANDAT GÉNÉRAL

Le Responsable accueil et logistique a comme responsabilité de planifier le séjour des artificiers participants à la compétition puis, de s’assurer du bon déroulement de leur séjour lors de leur visite. Il joue un rôle crucial en tant que point de contact privilégié entre l’International des Feux Loto-Québec, les diverses intervenants externes et les sociétés pyrotechniques participantes.

NATURE DES TACHES ET ACTIVITÉS

Logistique et administration

• Assurer la communication entre les firmes participantes et L’International des Feux Loto-Québec;
• Procéder aux demandes de permis et autorisations nécessaires au travail des artificiers étrangers;
• Veiller au respect des échéances contractuelles;
• Construire un calendrier de séjour pour les artificiers de chacune des sociétés en compétition;
• Gestion du Salon des artificiers lors des soirées après-feu;
• Participer à la planification et à l’achat des produits dérivés;
• Maintenir un livre des dépenses pour chaque secteur d’activités;
• Veiller au bon déroulement des activités du Jury populaire;
• Coordonner une équipe de bénévoles;
• Proposer un scénario pour la soirée de clôture et prendre en charge l’organisation;

• Accueil des participants

• Accueillir les participants et autres invités protocolaires lors de leur arrivée à Montréal;
• Réserver les chambres d’hôtel nécessaires pour la durée du concours auprès du partenaire;
• Planifier, organiser et distribuer toute l’information nécessaire au bon déroulement du séjour des participants (horaire de la semaine, billets, produits dérivés, information touristique, etc.;
• Planifier et synchroniser le transport journalier des artificiers étrangers pendant leur séjour;
• Superviser le travail du commis chauffeur pendant la durée du concours et établir les horaires;
• Organiser les repas des artificiers lorsqu’ils sont sur le site de montage;
• Planifier les rencontres entre artificiers et représentants des médias en collaboration avec le service des relations publiques;
• Répondre aux demandes spéciales des artificiers au meilleur de sa capacité;
• Produire divers rapports, entre autres, le bilan des activités de la saison;
• Exécuter toute autre tâche connexe.

Exigences

SCOLARITÉ :

• Étudiant en gestion et intervention tourisme ou tout autre expérience/étude connexe à l’accueil et à la logistique d’événements.

ExpÉriences :

• Expérience d’emploi dans le milieu touristique et ou évènementiel.

Connaissances :

• Connaissance de l’environnement Windows et Office.

HabiletÉs pertinentes :

• Organisation du travail;
• Débrouillardise;
• Disponibilité;
• Entregent;
• Diplomatie;
• Capacité à travailler sous pression;
• Communication orale et écrite;
• Bilinguisme (français et anglais) puisque nous faisons partie du groupe Six Flags Entertainment Corporation, situé aux États-Unis et que nous travaillons étroitement avec eux, ainsi qu’en raison du marché bilingue québécois qui nécessite la production de matériel dans les deux langues.
• Connaissance d’une 3e langue, un atout;